Contrato de encargo del tratamiento
Este documento regula el tratamiento de datos personales que trafacs (Pablo Nuevo Tapioles, NIF 45688266P) realiza por cuenta del cliente cuando este utiliza la aplicación, conforme al artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD). Complementa los Términos y condiciones y la Política de privacidad, y se entiende aceptado al contratar y utilizar el servicio.
1. Partes y roles
- Responsable del tratamiento: el cliente (autónomo o empresa) que contrata trafacs e introduce en la aplicación datos personales de terceros (sus clientes, contactos y destinatarios de facturas).
- Encargado del tratamiento: trafacs, que trata esos datos únicamente para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones documentadas del responsable.
Respecto de los datos de la cuenta, la contratación y facturación del servicio, el soporte, la seguridad y las obligaciones legales propias, trafacs actúa como responsable (fuera del alcance de este encargo; ver la Política de privacidad).
2. Objeto, duración, naturaleza y finalidad
- Objeto: tratamiento de los datos personales que el responsable introduce para emitir y gestionar facturas, presupuestos y albaranes, y administrar su cartera de clientes.
- Duración: mientras esté vigente la relación contractual, más el período de cierre de 90 días posterior a la cancelación (retención en solo lectura) y hasta completar la devolución o supresión de los datos.
- Naturaleza y finalidad: almacenamiento, organización, consulta, generación de documentos (PDF, Factura-e, registros VERI*FACTU) y su remisión cuando el responsable lo solicite.
- Interesados: clientes y contactos del responsable.
- Categorías de datos: identificativos y de contacto (nombre, NIF/CIF, dirección, correo, teléfono) y datos económicos de facturación. No se prevé el tratamiento de categorías especiales de datos.
3. Obligaciones de trafacs (encargado)
- Tratar los datos únicamente conforme a instrucciones documentadas del responsable, incluidas las de este contrato y las acciones que el responsable ejecuta en la aplicación.
- Garantizar la confidencialidad de quienes traten los datos.
- Aplicar las medidas de seguridad del artículo 32 del RGPD (cifrado en tránsito y, cuando proceda, en reposo; control de acceso multiinquilino; copias de seguridad).
- Respetar las condiciones para recurrir a otros encargados (apartado 5).
- Asistir al responsable, en la medida de lo posible, para atender los derechos de los interesados y sus obligaciones (arts. 32 a 36 del RGPD).
- Notificar al responsable, sin dilación indebida, las violaciones de seguridad de las que tenga conocimiento.
- A elección del responsable, suprimir o devolver los datos al finalizar la prestación (apartado 6), salvo conservación exigida por ley.
- Poner a disposición del responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento y permitir auditorías razonables.
4. Obligaciones del cliente (responsable)
- Garantizar que dispone de base jurídica para el tratamiento de los datos que introduce y haber informado a sus interesados.
- Conservar sus facturas y documentación fiscal y mercantil durante los plazos legales aplicables. trafacs ofrece herramientas de exportación (ver Política de privacidad).
- Comunicar sus instrucciones a través de los canales previstos.
5. Otros encargados (subencargados)
El responsable autoriza a trafacs a recurrir a los siguientes proveedores, bajo contrato y con garantías equivalentes a las de este documento:
- Microsoft Azure — alojamiento de la aplicación y de los datos (base de datos y almacenamiento), con servidores en la Unión Europea.
- Vercel Inc. — alojamiento de la web.
- Stripe — gestión de pagos y suscripciones.
- Proveedor de correo electrónico — envío de correos transaccionales del servicio.
trafacs informará de cualquier alta o baja de estos proveedores y el responsable podrá oponerse por motivos justificados.
6. Devolución y supresión al finalizar
Al terminar la prestación del servicio, trafacs suprimirá de sus sistemas activos los datos tratados por cuenta del responsable, o los devolverá mediante exportación, según las instrucciones del responsable, salvo los datos que deban conservarse por una obligación legal o mantenerse bloqueados para atender posibles responsabilidades. Los datos incluidos en copias de seguridad se eliminarán o sobrescribirán conforme al ciclo de retención aplicable a dichas copias y no se utilizarán para finalidades ordinarias.
7. Legislación aplicable
Este encargo se rige por el RGPD, la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y la legislación española. Para cualquier controversia, las partes se someten a los juzgados y tribunales que resulten competentes conforme a la normativa aplicable.
8. Contacto
Para cualquier cuestión relativa a este encargo puedes escribir a soportetrafacs@gmail.com.